使用 Word 結合 Excel 資料製作大量名牌、桌牌與各種指示牌

本文介紹如何在 Word 中讀取 Excel 的資料,自動產生大量的名牌、桌牌或是各種指示牌。

在舉辦一些研討會、活動聚會或是聚餐時,通常都會需要製作給人員配戴的名牌,而在座位上也會需要放置桌牌,或類似的標示牌,如果數量少的話,自己用手動的方式在 Word 剪剪貼貼,就可以做完了,但是如果標示牌的數量很多,每一張要貼上不同的姓名與單位等資料,不僅耗時而且很容易出錯,這時候就可以利用 Word 的合併列印功能,直接將 Excel 表格中的資料讀進來,自動排版成自己設計的樣子,不管有多少張標示牌都不是問題。以下是在 Office 2013 中,使用 Word 與 Excel 製作大量名牌的步驟。


Step 1
首先是準備基本的人員資料,也就是要打在名牌或是桌牌上面的資料,第一列是欄位名稱(例如姓名、單位等),第二列之後是資料的內容,就像這樣:

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通常在整理報名人員名單時,都會有類似這樣的 Excel 資料,所以將資料改成這樣的格式,應該是很容易的。而在 Excel 中的資料就不需要太講究字型或樣式了,只要資料正確即可,之後我們會在 Word 中將這些資料讀過去,並且重新進行排版。

Step 2
開啟 Word,在頁面中新增一個表格,至於表格的大小,就看自己的需要而定。

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這裡我想製作一般名片大小的名牌,一般標準的名片大小是 92mm x 56mm,而一張 A4 的紙大概可以放 10 張名牌,這個部分自己算一下應該很容易。

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在「版面配置」的籤頁中,可以直接指定表格的尺寸,用這樣的方式來指定會比較準確。

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Step 3
接著調整一下邊界,讓一張 A4 紙可以放得下 10 張名片。

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因為如果邊界設得太小,在列印時很容易會印不出來,這裡就自己嘗試調一個比較適合的大小,我是將上下邊界設為 0.7 公分,左右是 1.27 公分。

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調好邊界後,會像這樣。

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Step 4
如果您要列印的名牌數量很多,可以將滑鼠游標放在表格的最後一個空格中,然後重複按下 Tab 鍵。

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這樣 Word 就會自動新增新的空格出來。

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Step 5
接著設計名牌的文字排版,我們可以隨便拿一個人員的資料來測試排版,嘗試看看各種字型大小或是樣式的感覺。

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文字打上去之後,接下來要加入背景圖,請接著閱讀下一頁。

Windows

6 Comments

  1. William

    感謝您的分享。這還蠻實用的

  2. Dustin

    很實用!!!也很詳細" 感謝

  3. gigi

    good!thank you!

  4. jianjia

    請問大大那如果量很大的話.比如說在醫院裡面印報告之類的.那有沒有比較快速的方法可以執行這些步驟?

    • G. T. Wang

      您的量有多大呢?通常對這種方式而言,量大應該不是問題。

  5. daniel

    第二筆資料讀不進來怎麼辦?
    EXCEL資料沒問題啊。

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