使用 Word 結合 Excel 資料製作大量名牌、桌牌與各種指示牌

Step 8
設計好名牌的排版之後,接下來就要開始套用 Excel 的資料了。在「郵件」籤頁中,點選「選取收件者」,然後選擇「使用現有清單」。

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Step 9
選擇剛剛建立的 Excel 資料檔案。

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Step 10
選擇人員名單的 Excel 籤頁。

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Step 11
接著把剛剛排版好的姓名「岳不群」三個字先刪除,然後點選「郵件」籤頁的「插入合併欄位」,選擇「姓名」。

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這裡「插入合併欄位」中的欄位其實就是 Excel 中的欄位名稱。插入之後,會變成這樣。

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Step 12
用同樣的方式,將「單位」與「職稱」這些其他欄位也替換成合併欄位的控制碼。

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Step 13
按下「預覽結果」按鈕,這樣 Word 就會把這裡的控制碼替換成 Excel 中的資料。

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確認無誤之後,就可以再按一下「預覽結果」按鈕,將畫面切換回來。

Step 14
接著將第一個儲存個的內容複製起來,貼到第二個儲存格。

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貼上去就會像這樣。

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Step 15
如果這個時候您按下「預覽結果」按鈕,會發現兩個儲存格會出現同樣的資料,接下來我們要讓 Word 可以自動依序讀取 Excel 中的下一筆資料,在第二個儲存格的「姓名」控制碼的前方加上一個讀取下一筆資料的控制碼。

將滑鼠游標移動到「姓名」控制碼的前方。

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然後點選「規則」的「Next Record(下一筆紀錄)」。

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插入「Next Record(下一筆紀錄)」之後,版面會亂掉,不過這個沒有關係,不用去理會它。

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Step 16
按下「預覽結果」按鈕,檢查一下 Word 有沒有正確的把下一筆資料讀進來,正常應該會像這樣。

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Step 17
把第二個儲存格的內容複製到其他所有的儲存格。

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Step 18
按下「預覽結果」按鈕,這樣就可以看到所有的名牌了。

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Step 19
如果要列印下來裁切的話,建議可以把表格的格線隱藏起來。

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這樣就不會有黑色的線了。

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製作好的這個 Word 檔案因為需要從 Excel 讀取資料,所以裡面有包含一些程式與控制碼,但是如果要把做好的 Word 寄給別人使用,有這些控制碼通常會造成很多麻煩,我們可以按下「郵件」籤頁的「完成與合併」,這樣就會將 Excel 的資料合併,產生另一個普通的 Word 檔案,這樣別人使用起來就會單純許多。

Image Credit:Flickr

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7 留言

  1. William

    感謝您的分享。這還蠻實用的

  2. Dustin

    很實用!!!也很詳細” 感謝

  3. gigi

    good!thank you!

  4. jianjia

    請問大大那如果量很大的話.比如說在醫院裡面印報告之類的.那有沒有比較快速的方法可以執行這些步驟?

    • G. T. Wang

      您的量有多大呢?通常對這種方式而言,量大應該不是問題。

  5. daniel

    第二筆資料讀不進來怎麼辦?
    EXCEL資料沒問題啊。

  6. 雅雅

    請問這能連同照片一起置入嗎

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