這裡示範如何使用 Word 的合併列印功能,讀取 Excel 的清單資料,套用至 Word 的排版文件中,產生各種標籤或信件等。

最近我剛好需要製作非常大量的自黏標籤,所以從網路上買了這種印表機用的自黏標籤紙,只要把資料排版好用印表機印在上面,就可以直接撕下來黏貼,非常方便。


印表機用標籤紙

這類的標籤紙有非常多種分割樣式,通常都可以使用對應的 Word 樣板來套印,有一些樣板在 Word 中就有內建,而有一些則可從標籤紙廠商的網站下載 Word 樣板。

標籤紙型號

以下我們將示範如何使用 Word 內建的合併列印功能,在 Word 中自動產生這類的標籤。

這是示範用的 Excel 清單表格,裡面包含了姓名、職稱、地址與業績統計資料:

Excel 表格資料

選擇標籤樣板

通常在標籤紙的說明中都會敘明標籤的編號,比較特殊的樣板要從標籤紙廠商的網站下載,若 Word 中有內建的樣板,即可依照以下步驟選擇。
Step 1
首先選擇「郵件」籤頁,接著選擇「啟用合併列印」功能選單。

選擇「啟動合併列印」

Step 2
從「啟用合併列印」功能選單中,點選「標籤」。

點選「標籤」

Step 3
根據購買的標籤紙,選擇標籤編號。以我這裡的例子來說,先從「標籤樣式」中選擇「Unistat」,接著再選擇「U4464」這個標籤編號。

點選標籤編號

如果想查看標籤編號所代表的表格資訊,可以點選「詳細資料」,即可看到各種細部的設定值。

標籤編號詳細資訊

Step 4
在套用標籤編號之後,就會得到一個分割好的表格。由於 Word 預設並不會顯示格線,所以建議可以從「表格工具」下的「版面配置」籤頁中,啟用「檢視格線」功能,在螢幕上顯示輔助格線。

啟用「檢視格線」

Step 5
啟用「檢視格線」之後,就可以清楚看出每張小標籤的邊界了。

分割好的表格

連結 Excel 資料

準備好基本的樣板之後,接著就要連結儲存在 Excel 表格中的清單資料。
Step 1
在「郵件」籤頁中,選擇「選取收件者」。

選擇「選取收件者」

Step 2
點選「使用現有清單」。

使用現有清單

Step 3
選擇含有清單資料的 Excel 檔案。

選取資料來源

Step 4
選擇 Excel 檔案的工作表。

選取表格

Step 5
如果只想要使用 Excel 檔案中的部分資料,可以點選「編輯收件者清單」。

點選「編輯收件者清單」

Step 6
在此功能視窗中篩選清單資料,可依特定欄位值排序資料,或是尋找重複值等,將不要用的資料排除。

選擇清單

插入欄位、文字並排版

整理完資料之後,就可以開始把資料的欄位插入樣板中。

Step 1
首先將游標移至表格的第一格,然後點選「插入合併欄位」。

插入合併欄位

Step 2
選擇想要插入的資料欄位。

選擇資料欄位

Step 3
插入的欄位標籤跟一般的文字不同,當套用資料時,這些欄位標籤就會被替換成真正的資料,這裡建議可以啟用「醒目提示合併欄位」。

啟用「醒目提示合併欄位」

啟用「醒目提示合併欄位」之後,欄位標籤會以灰底標示,以便區分普通文字以及欄位標示。

醒目提示合併欄位

Step 4
加入普通的文字,並且排版。

加入文字與排版

Step 5
將第一格排版好的內容複製起來,貼在其餘每一格中「Next Record(下一筆)」標籤之後,就像下圖中這樣。

加入文字與排版

「Next Record(下一筆)」這個標籤是 Word 內部判斷用的標籤,套用資料之後它就會消失,所以此時並不用在意它會造成排版混亂。

預覽與列印

完成文字的排版之後,接下來就可以將 Excel 中的資料套進來預覽,並且列印或是轉為一般的 Word 檔。

Step 1
點選「預覽結果」即可將 Excel 中的實際資料套入。

點選「預覽結果」

Step 2
啟用「預覽列印」之後,檢查一下每一格的排版,若有問題的話,可再調整。如果清單資料筆數很多的話,可以按下預覽資料控制按鈕,選擇預覽的資料。

Step 3
確認排版都沒有問題之後,將「醒目提示合併欄位」功能關閉,然後點選「列印文件」。

點選「列印文件」

Step 4
選擇列印範圍。

選擇列印範圍

Step 5
選擇印表機,這裡我示範列印成 PDF 檔。

列印

Step 6
列印出來之後,就是完成套版的標籤了。

PDF 文件

產生 Word 文件

除了直接列印出套版結果之外,也可以將結果轉為一般的 Word 文件檔,做進一步編輯。
Step 1
點選「編輯個別文件」,並且選擇轉換的範圍。

點選「編輯個別文件」

Step 2
這樣就可以產生一般的 Word 文件檔。

Word 文件

信件

如果想要自動依照 Excel 清單產生信件的內容,操作方法也跟標籤類似。
Step 1
在「啟動合併列印」功能中,選擇信件。

選擇「信件」

Step 2
接著插入欄位標籤、文字,並進行排版。

插入合併欄位、文字並排版

Step 3
按下「預覽結果」,觀察排版是否正確。

預覽結果

Step 4
改變套用的清單資料,檢查不同資料的排版。

選擇預覽資料

Step 5
確認資料與排版都正確之後,就可以把結果列印下來了。

PDF 文件

參考資料:Office經理人T客邦