Excel VLOOKUP 函數教學:按列搜尋表格,自動填入資料

Excel 的 VLOOKUP 函數的功能就類似從通訊錄中尋找資料,可以幫助使用者快速從表格中找出特定欄位的資料。

假設我們在 Excel 中有一個很大的原始資料表格,裡面包含大量的欄位與資料(例如通訊錄,記錄著每個人的電話與地址等欄位),而現在我們想要從這個原始資料表格中找出部分的資料,填入另一個小的表格中(例如找出某幾個人的電話),這種狀況就可以利用 Excel 的 VLOOKUP 函數快速達成。


這裡我拿勞保局各地辦事處的通訊錄來做示範,左邊綠色的表格是完整的原始資料表格,上面記錄了勞保局在每個縣市的辦事處地址與電話。

我們的需求是在右邊建立一個新的橘紅色的小表格,這個表格中只需要某幾個縣市的辦事處電話,而這些電話可從左邊原始資料表格中查詢,像這樣的問題就可以直接使用 VLOOKUP 函數來處理。

Excel 表格資料

以下是使用 VLOOKUP 函數自動填入資料的步驟。

Step 1
首先用滑鼠選擇第一個要填入資料的儲存格。

選擇儲存格

Step 2
在這個儲存格之中,填入一個呼叫 VLOOKUP 函數的公式,而 VLOOKUP 函數的用法如下:

=VLOOKUP(查閱值, 查閱範圍, 欄位編號, 是否完全符合)

VLOOKUP 函數有四個參數,分別為:

  • 查閱值:在查詢資料時,要依照哪一個值去搜尋。
  • 查閱範圍:在哪一個範圍內搜尋資料,也就是原始資料表格的範圍。
  • 欄位編號:要取出的欄位編號,在查閱範圍中由左算起。
  • 是否完全符合:搜尋時是否要完全符合查閱值TRUE 代表部分符合,FALSE 代表完全符合。

以這個例子來說,我們要依縣市別來查詢表格,所以查閱值參數就是放縣市別的資料欄位,也就是 E2 這一格。而查閱範圍參數就是整個原始資料表格,其範圍是 A2C25 之間,但是因為考慮到之後會將這個公式套用到其他的儲存格,所以我們在撰寫時,會使用 $A$2:$C$25 這樣的絕對位置來表示。

輸入公式

這裡我們找的資料是辦事處電話欄位,而這個欄位在查閱範圍中是位於第 3 欄,所以欄位編號參數就是填 3。最後一個是否完全符合參數我們填入 FLASE,代表搜尋縣市別時要每個字都完全符合。

輸入公式

所以最後我們輸入的完整公式如下:

=VLOOKUP(E2, $A$2:$C$25, 3, FALSE)

Step 3
將滑鼠移至儲存格的右下角,在滑鼠游標變成十字形狀時,按下滑鼠左鍵往下拖曳,讓這個公式可以套用至下方其他的儲存格中。

套用公式至其他儲存格

Step 4
這樣就完成了利用 VLOOKUP 函數自動查找資料的工作了。

參考資料:Microsoft Office

Windows

3 Comments

  1. WHT

    可以跨檔案運用嗎?

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