使用 Word 結合 Excel 資料製作大量名牌、桌牌與各種指示牌

本文介紹如何在 Word 中讀取 Excel 的資料，自動產生大量的名牌、桌牌或是各種指示牌。

在舉辦一些研討會、活動聚會或是聚餐時，通常都會需要製作給人員配戴的名牌，而在座位上也會需要放置桌牌，或類似的標示牌，如果數量少的話，自己用手動的方式在 Word 剪剪貼貼，就可以做完了，但是如果標示牌的數量很多，每一張要貼上不同的姓名與單位等資料，不僅耗時而且很容易出錯，這時候就可以利用 Word 的合併列印功能，直接將 Excel 表格中的資料讀進來，自動排版成自己設計的樣子，不管有多少張標示牌都不是問題。以下是在 Office 2013 中，使用 Word 與 Excel 製作大量名牌的步驟。

Step 1
首先是準備基本的人員資料，也就是要打在名牌或是桌牌上面的資料，第一列是欄位名稱（例如姓名、單位等），第二列之後是資料的內容，就像這樣：

通常在整理報名人員名單時，都會有類似這樣的 Excel 資料，所以將資料改成這樣的格式，應該是很容易的。而在 Excel 中的資料就不需要太講究字型或樣式了，只要資料正確即可，之後我們會在 Word 中將這些資料讀過去，並且重新進行排版。

Step 2
開啟 Word，在頁面中新增一個表格，至於表格的大小，就看自己的需要而定。

這裡我想製作一般名片大小的名牌，一般標準的名片大小是 92mm x 56mm，而一張 A4 的紙大概可以放 10 張名牌，這個部分自己算一下應該很容易。

在「版面配置」的籤頁中，可以直接指定表格的尺寸，用這樣的方式來指定會比較準確。

Step 3
接著調整一下邊界，讓一張 A4 紙可以放得下 10 張名片。

因為如果邊界設得太小，在列印時很容易會印不出來，這裡就自己嘗試調一個比較適合的大小，我是將上下邊界設為 0.7 公分，左右是 1.27 公分。

調好邊界後，會像這樣。

Step 4
如果您要列印的名牌數量很多，可以將滑鼠游標放在表格的最後一個空格中，然後重複按下 Tab 鍵。

這樣 Word 就會自動新增新的空格出來。

Step 5
接著設計名牌的文字排版，我們可以隨便拿一個人員的資料來測試排版，嘗試看看各種字型大小或是樣式的感覺。

文字打上去之後，接下來要加入背景圖，請接著閱讀下一頁。

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