Excel 資料驗證功能，製作下拉式選單教學

這裡介紹如何在 Excel 中使用資料驗證功能，建立下拉式選單，讓使用者快速輸入資料，避免打錯字問題。

如果要製作一個 Excel 表格，讓使用者填入自己的資料，屬於選項性質的欄位就可以使用 Excel 的資料驗證功能，製作成下拉式選單，讓使用者以滑鼠點選，既可節省打字時間，亦可避免不小心打錯字。

這裡會介紹單層的下拉式選單製作方法，若要製作兩階層的下拉式選單，請參考兩層下拉式選單的教學。

下拉式選單

假設我們現在有一張 Excel 表格，需要讓使用者填入姓名、性別、血型與生日這些基本資料。

姓名的欄位當然免不了要打字，但是其餘的欄位就可以利用「資料驗證」的功能，加入下拉式選單，讓使用者更方便輸入資料，以下是操作步驟。
Step 1
選擇某一欄的儲存格範圍，這裡我們先以「性別」欄位作為示範。選取時不要包含標題列。

Step 2
選擇「資料」籤頁，然後點選「資料驗證」。

Step 3
設定資料驗證準則，這裡我們的欄位是性別，所以可能的值只有「男」與「女」兩種選項，像這種簡單的選擇題，就可以選擇使用「清單」的方式，然後在「來源」欄位填入「男」與「女」這兩個值，不同選項之間使用逗號分隔，也就是這樣：

男,女

Step 4
設定好資料驗證準則之後，在表格中就會自動出現下拉式選單，而其中的選項就是我們自己設定的選項值。

血型欄位

Step 1
血型的欄位若要加入下拉式選單，做法完全相同，只是選項的設定要改成各種血型而已：

A,B,AB,O

Step 2
設定好血型欄位的資料驗證準則之後，就會出現血型的下拉式選單了。

基本上只要是類似這種簡單的選擇問題，都可以按照這樣的方式建立下拉式選單。

日期的資料驗證

如果輸入資料的類型是屬於日期或時間的話，最常見的資料驗證就是限制日期或時間的容許範圍，以下是日期資料的資料驗證操作方式。
Step 1
按照同樣的方式，在設定資料驗證準則時，選擇「日期」，接著設定允許的日期規則。

Step 2
設定好日期規則之後，雖然沒有辦法出現下拉式選單，不過至少可以幫助使用者檢查資料的正確性，如果輸入不允許的日期，就會出現這樣的錯誤訊息。

日期下拉式選單

如果真的想要在日期欄位中使用下拉式選單，讓使用者從幾個固定的日期中選擇，做法就跟一般的選擇問題相同，只是選項要填入指定的日期。

這樣就可以從預先訂好的幾個日期中選擇了。

動態下拉式選單

如果我們選項會時常更動的話，可以將選項寫在另外一個表格中，直接從該表格中取得允許的選項值。

以下我們要填入每個人的職稱，而可用的職稱列表放在右方的表格中，方便時常修改，這樣的狀況也可以用「資料驗證」功能製作下拉式選單。

Step 1
按照同樣的方式，在設定資料驗證準則時，選擇「清單」的方式，然後在「來源」的欄位中，填入職稱列表的位置（可以點選「來源」欄位右方的小按鈕，用滑鼠在表格上選擇範圍）。

Step 2
這樣就完成了一個動態的下拉式表單了，未來如果職稱列表有更動的話，這個下拉式選單內容也會隨著更新。

參考資料：電癮院、Office、Microsoft